In un laboratorio non bisognerebbe pensare alla gestione dei
ticket, le scadenze e la comunicazione con il cliente.

Se ne può occupare LabManager.

Anche se è pensato per gestire le riparazioni di computer e dispositivi elettronici, LabManager può essere adattato per qualunque ruolo inerente il supporto tecnico tramite ticket. Il programma, basato sulla potente piattaforma FileMaker, è stato creato con l’idea di gestire gli interventi di assistenza in laboratorio e automatizzare il più possibile la lavorazione per evitare passaggi inutili e ripetitivi ai tecnici. Nato per necessità in un negozio di computer nel 2012, ha subito anni di miglioramenti, espansioni e ritocchi, fino a diventare un prodotto completo e stabile.

La possibilità di essere usato da più persone contemporaneamente e la duttilità della piattaforma lo rende perfetto per la gestione di ogni parte della lavorazione, dalla consegna al ritiro.

Gestisce la lavorazione dalla entrata alla consegna

Quando un cliente porta del materiale in assistenza viene creata la scheda corrispondente. Dopo la compilazione rapida con QuickEnter (icona della saetta), viene stampata la scheda da far firmare al cliente (personalizzabile), una da consegnare come ricevuta iniziale, oltre ad una o più etichette adesive da attaccare agli oggetti portati. La applicazione si occupa di tenere traccia delle date, del personale che se ne occupa e dello stato della lavorazione, oltre a costi, spedizioni, ordini e molto altro. In laboratorio i tecnici possono usare iPhone e iPad per aggiornare la lavorazione, uno schermo appeso al muro può contenere una dashboard con lo stato dei ticket, mentre i clienti possono controllare in remoto a che punto è la lavorazione.

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    Entrata

    Quando viene portato il materiale viene creata una scheda con i dettagli della lavorazione da eseguire. Attraverso l’inserimento rapido è possibile inserire i materiali corredati di icona con pochi click, e se il cliente è presente nel database può essere anch’esso cercato e inserito in poco tempo.

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    Stampa

    Vengono stampate automaticamente le schede (personalizzabili) da fare firmare e la copia per il cliente, oltre ad una etichetta adesiva con il codice a barre scansionabile dal telefono per non perdere traccia dei materiali e accedere rapidamente al lavoro.

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    Lavorazione

    I tecnici possono assegnarsi i lavori in attesa di inizio, il nome viene automaticamente compilato a seconda del login. Una volta diagnosticato il problema si tiene tutto scritto nei campi appositi.

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    Diagnosi

    Il tecnico che si occupa della lavorazione può tenere traccia delle operazioni svolte, con i relativi tempi. I problemi effettivamente trovati vengono tenuti separati da quelli dichiarati dal cliente, in modo da evitare incongruenze e incomprensioni.

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    Preventivo

    Viene comunicato il preventivo al cliente, compilato automaticamente sotto forma di email. Nella scheda si tiene traccia dello stato di accettazione o se bisogna rimanere in attesa di una risposta.

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    Spedizione

    Se il materiale necessita di essere spedito ad un centro di assistenza esterno, si può fare uso dei campi specifici per segnare la ditta che se ne occupa, il codice di riferimento e le date. Una lista dedicata permette di controllare tutti i lavori spediti per verificarne lo stato.

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    Ricambi

    Se vanno ordinate parti di ricambio se ne può tenere traccia attraverso la lista degli ordini legati alle schede di lavorazione, in modo da controllare il materiale, le date e le scadenze tramite la dashboard.

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    Comunicazione

    Il compositore automatico di email e SMS permette di inviare messaggi personalizzati automaticamente al cliente, per esempio per ritirare il lavoro quando è finito o per notificare la creazione della scheda.

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    Consegna

    Alla consegna del materiale la scheda viene segnata come pagata e archiviata. A questo punto solo l’amministratore può eseguire modifiche future, per gli altri utenti i campi diventano di sola lettura.

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    Statistiche

    Il modulo di statistiche permette di controllare le ore usate, i costi raggruppati per mese, il numero di lavori assegnati ad ogni tecnico, i tempi di lavorazione, gli stati e molto altro. Le ricerche possono essere personalizzate per filtrare i record per tipo, stato, date e così via.

Multiutente

LabManager è nato per essere usato su FileMaker Server, ed è compatibile con qualunque dispositivo fisso o portatile. Esistono app native per Windows, OSX, iOS e può essere usato attraverso una pagina web da un numero elevato di utenti. Inoltre FileMaker può essere collegato ad Active Directory per assegnare gli accessi in base a gruppi di appartenenza che definiscono i ruoli.

Interconnesso

Altri database possono accedere ai dati contenuti in LabManager attraverso i metodi messi a disposizione da FileMaker, quali ODBC, XML, FileMaker. L’invio di SMS e la richiesta di dati da CRM esterni sono gestiti attraverso richieste HTTP configurabili nelle preferenze sotto forma di calcoli nativi.

Internazionale

La applicazione è disponibile in italiano e inglese, inoltre viene messo a disposizione uno strumento per aggiungere altre lingue in modo estremamente facile. Tutti i testi nelle stampe e nei messaggi automatici sono completamente personalizzabili nelle preferenze.

Facile

Nello sviluppo è stata prestata una particolare attenzione nel rendere la interfaccia il più intuitiva possibile, oltre a rendere il flusso di lavoro lineare e connesso con le varia caratteristiche. Per esempio quando il lavoro viene segnato come concluso viene chiesto se inviare una notifica automatica, a quel punto viene creato automaticamente il messaggio e dopo l’approvazione viene inviato segnando il lavoro come “notificato”. Il tutto con meno di cinque click del mouse.

Messaggi

Si possono inviare Email e SMS compilati automaticamente con i dettagli della scheda corrente al numero del cliente segnato (oppure il responsabile commerciale). L’invio prevede l’uso di un server SMTP per le email e un qualunque provider SMS che accetti richieste HTTP (Skebby per esempio). Utile per preventivi, notifiche di ritiro, smaltimento ecc…

Tutto sotto controllo

Nella lista dei lavori è presente un filtro configurabile che permette di elencare i lavori con certi stati o assegnati al proprio utente. Un’altra lista elenca il materiale spedito in assistenza, divisibile per azienda che se ne occupa. Anche gli ordini meritano il loro spazio, con una visualizzazione di tutti quelli aperti e/o archiviati, corredati di icona colorata per indicare lo stato corrente.

Supporto e personalizzazione

Assieme al programma viene offerto un anno di aggiornamenti gratuiti (con eventuali nuove caratteristiche) e correzione bug. Aggiuntivamente possono essere richiesti servizi di supporto tecnico per installazione sul posto, training e personalizzazioni su richiesta.